¿Eres un líder que genera conversaciones significativas o uno que fomenta la apatía? Utiliza estas estrategias para mejorar la participación en las reuniones e impulsar el éxito del equipo.
Convocas a tu equipo a una reunión para discutir una decisión inminente. A medida que comienza la reunión, notas que tus preguntas reciben pocas respuestas. La mayoría de las personas parecen desinteresadas, mientras que unas pocas dominan la conversación. No estás avanzando en la toma de una decisión. Es mejor que una revuelta abierta, pero el nivel de apatía es un mal presagio para cualquier energía real en torno al siguiente paso. No estás mejor preparado para decidir el asunto que antes. Esta es una situación en la que los líderes odian encontrarse.
Mientras tanto, los empleados de todo el mundo pasan una parte cada vez mayor de sus semanas laborales en reuniones, a menudo repetitivas, desestructuradas, demasiado largas o simplemente aburridas. Como resultado, las reuniones se convierten en una carga en lugar de un motor de productividad.
¿Qué pueden hacer los líderes para solucionar esta falta de compromiso? Muchos recurren a métodos racionales para que las reuniones sigan avanzando, como ofrecer a los asistentes agendas detalladas, lecturas previas y estrategias de gestión del tiempo. Pero eso no es suficiente. Las reuniones son más que intercambios transaccionales: involucran a personas que lidian con emociones, luchan con la complejidad y son propensas a la influencia de los demás .
Para liberar todo el potencial de un equipo, los líderes deben aceptar esta realidad y luego hacer algunos cambios para cambiar el formato del intercambio transaccional al diálogo significativo. Hacerlo puede ayudar a generar innovación, fomentar la conexión y energizar a los participantes. Exploremos cuatro tácticas que los gerentes pueden usar para hacer que las reuniones sean más interesantes y hacer que las personas pasen de la apatía a la energía.
1. Agitar lo habitual.
Cuando las reuniones se llevan a cabo de la misma manera semana tras semana, rápidamente se vuelven predecibles. Una forma de aumentar la participación de los participantes es repensar la estructura y el enfoque de la reunión.
En 2019, por ejemplo, los ejecutivos de la empresa energética Equinor celebraron una reunión para debatir la estrategia futura de su empresa. En lugar de preparar una presentación típica con diapositivas, el jefe de desarrollo de estrategia corporativa de Equinor presentó un juego de cartas. El equipo hizo circular 16 afirmaciones, cada una de las cuales describía una posible creencia central de la empresa. Para cada afirmación, los ejecutivos mostraban una tarjeta con el pulgar hacia arriba o hacia abajo y explicaban por qué aprobaban o desaprobaban la creencia central. El enfoque interactivo y poco convencional relajó a los ejecutivos, fomentó la participación y ayudó al grupo a llegar a un consenso.
Otra forma de hacer que las reuniones sean más interesantes es cambiar el contexto físico de la sala de reuniones, por ejemplo, moviendo la mesa de reuniones del centro de la sala a un costado de la misma o haciendo que todos los participantes permanezcan de pie. Otra opción es realizar reuniones a pie o declarar que la reunión se realizará sin computadoras portátiles ni pantallas. Estos cambios alteran el patrón habitual, lo que puede refrescar la mente de los participantes y aumentar su estado de alerta.
Los manuales de empleados disponibles públicamente de empresas progresistas pueden brindarle ideas adicionales sobre cómo renovar las reuniones.
Si bien puede ser interesante experimentar, ten en cuenta los distintos tipos de personalidad dentro del grupo cuando pruebes algo nuevo. Además, recuerda que cualquier práctica nueva en las reuniones eventualmente se volverá obsoleta. Reflexiona periódicamente sobre qué prácticas son efectivas y cuáles no, y trata de identificar un patrón de lo que mejor funciona con tu equipo.
Ten en cuenta los distintos tipos de personalidad dentro del grupo cuando pruebes un nuevo enfoque de reunión.
2. Aborda el problema que hay en la habitación.
Cuando las personas evitan hablar de temas difíciles en las reuniones (quizás por miedo a los conflictos o por incomodidad con la dinámica de poder), aumentan las tensiones. Pensemos, por ejemplo, en un equipo que tiene dificultades para tomar decisiones y hace bromas durante las reuniones para evitar el tema en cuestión cada vez que debe tomarse una decisión: los problemas o las inquietudes quedan sin abordar, lo que puede derivar en problemas más graves más adelante, y el equipo tiene dificultades para avanzar.
Para los líderes, es importante abordar el impacto emocional que este comportamiento tiene en la reunión sin culpar a los demás. El líder puede expresar su propia frustración para disipar la tensión y abrir una conversación. Esto también puede profundizar las conexiones dentro del equipo. Para hacer el trabajo, es posible que deba incorporar un dispositivo de conversación o incluso un elemento físico.
En una empresa de bienes de consumo, por ejemplo, los miembros del equipo acordaron que, siempre que alguien percibiera un problema no abordado, levantarían la mano y dirían: "Hay un elefante en la habitación".
Para subrayar este enfoque, el equipo incluso compró un elefante rosa de peluche para colocarlo en la mesa de reuniones. Destacar deliberadamente este comportamiento y destacar una acción deseada ayudó a desarmar a los miembros del equipo y allanar el camino hacia la acción.
Algunos temas serios pueden requerir intervenciones diferentes para alentar a otras personas a expresarse. Para fomentar el debate sobre los desafíos que enfrentan las mujeres en su avance profesional, la firma de servicios KPMG trabajó con artistas . Basándose en entrevistas, los artistas desarrollaron una conferencia teatral sobre la cultura laboral de la firma, el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, los requisitos profesionales para las mujeres y las conductas de los machos alfa. Este canal de comunicación poco convencional ayudó a los equipos a reconocer los prejuicios y desarrollar una mejor comprensión de un tema desafiante.
Para que estos enfoques funcionen, los líderes deben crear seguridad psicológica , o un entorno en el que las personas se sientan seguras para asumir riesgos, compartir ideas y expresarse sin temor a consecuencias negativas. Los líderes pueden lograr esto en parte estableciendo principios de reunión con sus equipos para garantizar que todos se sientan cómodos participando en la discusión.
3. Haz que todos se sientan escuchados.
Las personas quieren saber que sus opiniones son importantes. Si los asistentes a una reunión no sienten esto, los gerentes pueden notar silencio o interrupciones frecuentes, señales no verbales como suspiros y miradas de disgusto, o respuestas mínimas a las preguntas. Diseñar una agenda de reunión inclusiva garantiza que los participantes se sientan valorados y tengan la oportunidad de contribuir.
Los gerentes pueden crear reuniones inclusivas utilizando tácticas como pedir a los participantes que escriban sus puntos de vista en notas adhesivas antes de iniciar una discusión sobre un tema, o pedirle a alguien que resuma el punto del orador anterior antes de agregar su aporte. Esto les da tiempo a los participantes para reflexionar y articular sus pensamientos con claridad e iguala la participación. Escuchar de verdad va más allá de esperar su turno para hablar: implica empatizar, comprender la perspectiva del orador y gestionar los sesgos personales y grupales.
Aunque pueda parecer contradictorio, incorporar momentos de silencio también ayuda a los participantes de la reunión a escuchar las palabras que se dicen y a digerir las emociones, las intenciones y los matices no expresados. Una vez facilité una sesión que tuvo un comienzo tenso, con interrupciones frecuentes y perspectivas contradictorias. Introducir un momento de silencio compartido provocó una revelación: mientras los miembros del equipo reflexionaban sobre los puntos de vista opuestos, descubrieron puntos en común enterrados debajo de sus diferencias, lo que fomentó una nueva unidad y claridad de propósito.
Crear momentos de silencio ayuda a los participantes de la reunión a escuchar las palabras pronunciadas y a digerir las emociones.
En los debates en los que la opinión de la mayoría se enfrenta a cierta oposición, no intentes convencer ni invalidar la opinión de la minoría. En cambio, pregúntate: “¿Qué podemos aprender de este punto de vista?”. A menudo, la opinión de la minoría es sabia.
Este enfoque dio lugar a avances en el equipo directivo de un minorista, que intentó comprender la opinión minoritaria y aprovechar los conocimientos del grupo. Sorprendentemente, los líderes encontraron más consenso del que se esperaba, y la sabiduría contenida en la opinión minoritaria añadió profundidad. Considerar múltiples puntos de vista puede ralentizar temporalmente las discusiones, pero también aumenta la participación y mejora la decisión final.
4. Respeta el ADN de su empresa.
La forma en que involucras a los empleados en las reuniones debe estar en línea con el ADN de tu organización: sus fortalezas profundamente arraigadas y sus valores fundamentales. Las fortalezas fundamentales son las habilidades y los rasgos de personalidad, como la resiliencia, mientras que los valores fundamentales son los principios y creencias rectores, como la equidad. Lo ideal es que el ADN de tu empresa se pueda resumir en tres a cinco palabras, y que cada palabra vaya acompañada de una o dos oraciones que expliquen su significado específico para la organización. Muchas empresas tienen dificultades para identificar valores distintivos y específicos y darles vida .
Expresar el ADN de la empresa te permitirá saber qué hacer y qué no hacer en tus reuniones y ayudará a que tus reuniones tengan una mejor repercusión entre los empleados. Lo que en un principio podría parecer una resistencia a una determinada práctica de reuniones, en realidad podría ser una respuesta a una práctica que no coincide con el ADN de tu empresa.
La empresa de software GitLab, por ejemplo, define su valor fundamental de transparencia como “ser abierto sobre la mayor cantidad de cosas posible”. Casi toda la información de la empresa (desde el estado de los objetivos y proyectos hasta su manual y detalles de infraestructura) está disponible para todos los empleados y, a menudo, para el público. Esta transparencia reduce la incertidumbre, minimiza la ansiedad y ayuda a los empleados a comprender el contexto. GitLab demuestra su valor fundamental de transparencia en las reuniones al grabarlas para que sean accesibles para todos en la empresa, a menos que contengan información altamente confidencial. Además, las discusiones y los resultados de las reuniones se registran en un documento compartido. En la práctica, la mayoría de los empleados simplemente leerán el documento compartido para conocer los puntos principales y los resultados de la reunión, pero tienen la opción de ver la grabación completa: el mejor ejemplo de transparencia.
Usar los valores fundamentales y las fortalezas de tu empresa para establecer explícitamente qué hacer y qué no hacer en las reuniones e involucrar a todos en el proceso fomentará prácticas de reunión que respeten y aprovechen el ADN único de tu organización.
Los beneficios de involucrar activamente a las personas en las reuniones son de largo alcance. La participación en las reuniones contribuye no solo al éxito del equipo, sino también al del líder: un líder que se concentra en esta tarea puede adquirir nuevas habilidades, visibilidad interna y oportunidades de ascenso.
Si cambias lo habitual, abordas los problemas más importantes, haces que todos se sientan escuchados y respetas el ADN de tu empresa, puedes transformar las reuniones de apáticas a enérgicas. Estas estrategias pueden requerir que te enfrentes a problemas estructurales y dinámicas de equipo desafiantes. También será necesario un poco de ensayo y error para encontrar lo que funciona y resuena con tu equipo. Sin embargo, los beneficios son innegables: un equipo productivo, comprometido y conectado. Verás una mejora en los resultados de las reuniones e incluso es posible que las reuniones dejen de parecer una tarea ardua.
Fuente: MIT Sloan Managemente Review, Alexander Loudon .
Acerca del autor
Alexander Loudon es consultor estratégico de Loudon & Associates y autor de The Execution Advantage: A No-Nonsense Guide to Turning Your Strategy Into Results (Warden Press, 2023).
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